Privacyverklaring

Nederlands | English

Versie 1.0 — geldig vanaf 1 oktober 2026

Van deze privacyverklaring bestaat ook een Engelse vertaling (zie hieronder). Bij verschil gaat de Nederlandse tekst voor.

Stichting CineNord ontwikkelt filmtalent in Noord-Nederland: met vertoningen, festivals, trainingen, talentprogramma’s, advies en de filmruimte De Blik. Daarvoor verwerken we persoonsgegevens. In deze verklaring lees je welke gegevens, waarom, hoe lang, en welke rechten je hebt. We houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Wie is verantwoordelijk?

Stichting CineNord Blokhuisplein 40, 8911 LJ Leeuwarden KVK 84257121 E-mail: info@cinenord.nl · Telefoon/WhatsApp: 06 249 522 60

CineNord is de verwerkingsverantwoordelijke. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming, omdat dat voor een organisatie als de onze niet verplicht is. Voor alle privacyvragen kun je terecht bij info@cinenord.nl.

2. Welke gegevens we verwerken, waarom en op welke grondslag

2.1 Bezoek aan onze website

  • Gegevens: technische gegevens, zoals IP-adres, browser, apparaat en bezochte pagina’s, in de serverlogbestanden van onze hostingpartij.
  • Doel: de website veilig en goed laten werken.
  • Grondslag: gerechtvaardigd belang.
  • Bewaartermijn: maximaal 3 maanden.

We gebruiken op cinenord.nl geen analytische of tracking cookies en tonen geen advertenties. Zie ook hoofdstuk 7.

2.2 Contact

  • Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht, als je ons mailt, belt, via WhatsApp benadert of een formulier invult.
  • Doel: je vraag beantwoorden.
  • Grondslag: gerechtvaardigd belang, of het voorbereiden van een overeenkomst.
  • Bewaartermijn: tot 1 jaar na afhandeling, tenzij er een overeenkomst uit voortkomt.

2.3 Nieuwsbrief

  • Gegevens: naam en e-mailadres, en of je de nieuwsbrief opent en op links klikt.
  • Doel: je informeren over ons programma, open calls en nieuws.
  • Grondslag: toestemming. Je kunt je altijd afmelden via de link in elke nieuwsbrief.
  • Bewaartermijn: tot je je afmeldt.

2.4 Tickets, reserveringen en evenementen

  • Gegevens: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, bestel- en betaalgegevens (niet je volledige bank- of creditcardgegevens; die verwerkt de betaaldienstverlener).
  • Doel: je bestelling afhandelen, je toegang geven, je informeren over wijzigingen en eventueel geld terugbetalen.
  • Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
  • Bewaartermijn: 2 jaar na het evenement. Financiële gegevens bewaren we 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

2.5 Trainingen, talentprogramma’s en open calls

  • Gegevens: naam, contactgegevens, woonplaats, geboortejaar, opleiding en ervaring, cv, portfolio, showreel, motivatie en, als je wordt geselecteerd, gegevens over je deelname en voortgang.
  • Doel: je aanmelding beoordelen, deelnemers selecteren, de training of het programma uitvoeren en je begeleiden.
  • Grondslag: uitvoering van de (voorgenomen) overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
  • Bewaartermijn: als je niet wordt geselecteerd, 6 maanden na de selectie. Met je toestemming bewaren we je gegevens langer, om je te benaderen voor toekomstige kansen. Deelnemersgegevens bewaren we 5 jaar na afloop van het programma, zodat we de subsidie kunnen verantwoorden en contact kunnen houden met ons alumni-netwerk. Daarna bewaren we alleen nog naam en programma.

Bij de selectie kunnen externe juryleden of adviseurs je aanmelding inzien. Zij zijn tot geheimhouding verplicht.

2.6 Verantwoording aan subsidiegevers

Een groot deel van ons werk wordt gefinancierd met subsidie van onder andere het Nederlands Filmfonds, provincies, gemeenten en het SNN. Die vragen ons te verantwoorden wie we bereiken.

  • Gegevens: vooral geanonimiseerde of geaggregeerde cijfers (aantallen, woonprovincie, leeftijdscategorie). Soms vraagt een subsidiegever om namen van deelnemers of makers, bijvoorbeeld in een deelnemerslijst of projectverslag.
  • Grondslag: gerechtvaardigd belang, of een wettelijke verplichting die voortvloeit uit de subsidiebeschikking.
  • Bewaartermijn: zolang de subsidiegever voorschrijft, meestal 7 tot 10 jaar.

We delen niet meer dan nodig.

2.7 Opdrachtgevers, huurders, partners en leveranciers

  • Gegevens: naam, functie, organisatie, contactgegevens, factuurgegevens en correspondentie.
  • Doel: de opdracht, verhuur of samenwerking uitvoeren en factureren.
  • Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke (fiscale) verplichting.
  • Bewaartermijn: 7 jaar na het einde van het boekjaar (fiscale bewaarplicht).

2.8 Makers en films

  • Gegevens: naam, contactgegevens, filmografie, en gegevens over je film en de rechten daarop, als je een film aanbiedt voor vertoning, voor het Huiskamerfilmfestival of voor een van onze platforms.
  • Doel: vertoning, programmering, curatie en afrekening.
  • Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
  • Bewaartermijn: zolang de film in ons aanbod is, plus 7 jaar voor de financiële gegevens.

Je naam als maker vermelden we openbaar bij je film.

2.9 Foto’s en video’s

Tijdens evenementen, trainingen en activiteiten in De Blik maken we foto’s en video’s voor verslaglegging, verantwoording en promotie van onze activiteiten.

  • Grondslag: gerechtvaardigd belang. We melden het vooraf en ter plaatse.
  • Je keuze: wil je niet herkenbaar in beeld, laat het ons dan vooraf of ter plaatse weten. Je kunt ook achteraf bezwaar maken; dan gebruiken we herkenbare beelden van jou niet meer in nieuwe uitingen.
  • Toestemming: voor portretten waarin jij centraal staat, en voor beeld van kinderen jonger dan 16 jaar, vragen we vooraf toestemming. Bij kinderen vragen we die aan een ouder of voogd.
  • Bewaartermijn: beeld dat is gepubliceerd, blijft bewaard als archief. Ongebruikt beeld verwijderen we na 3 jaar.

2.10 Freelancers en vrijwilligers

  • Gegevens: naam, contactgegevens, rekeningnummer, overeenkomst, facturen of vergoedingen, en eventueel een VOG als het werk dat vraagt.
  • Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.
  • Bewaartermijn: 7 jaar voor financiële gegevens. Overige gegevens bewaren we tot 2 jaar na het einde van de samenwerking.

3. Kinderen

Sommige activiteiten zijn ook voor jongeren. Is iemand jonger dan 16 jaar, dan vragen we toestemming van een ouder of voogd als toestemming de grondslag is. Denk je dat we zonder die toestemming gegevens van een kind hebben, neem dan contact op. Dan verwijderen we die gegevens.

4. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen als dat nodig is:

  • Verwerkers die in onze opdracht werken, met wie we een verwerkersovereenkomst hebben:
    • Odoo, voor administratie, ticketing, inschrijvingen en de nieuwsbrief;
    • onze websitehostingpartij;
    • onze e-maildienst;
    • onze betaaldienstverlener;
    • onze accountant.
  • Zelfstandige partijen, zoals onze bank (bunq), subsidiegevers (zie 2.6), juryleden en docenten (zie 2.5), en partners bij een gezamenlijk evenement of programma, als dat nodig is voor de uitvoering.
  • Overheid, als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld de Belastingdienst.

Neem je contact met ons op via WhatsApp, dan verwerkt ook Meta (WhatsApp) gegevens, volgens het eigen privacybeleid van WhatsApp. Wil je dat liever niet, mail ons dan.

5. Doorgifte buiten de Europese Unie

We verwerken gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Unie. Gebruikt een dienstverlener servers buiten de EU, dan zorgen we voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Geen geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten. Selecties voor programma’s en open calls worden altijd door mensen gemaakt.

7. Cookies

Op cinenord.nl gebruiken we alleen functionele cookies die nodig zijn om de website te laten werken. We gebruiken geen analytische cookies, tracking cookies of advertentiecookies. Daarom vragen we geen toestemming voor cookies. Gaan we dat wel doen, dan passen we deze verklaring aan en vragen we vooraf je toestemming.

Via links op onze site kun je naar andere platforms gaan, zoals Instagram, LinkedIn, Flickr of onze ticketpagina. Die hebben hun eigen privacy- en cookiebeleid.

8. Je rechten

Je hebt het recht om:

  • je gegevens in te zien;
  • onjuiste gegevens te laten corrigeren;
  • je gegevens te laten verwijderen, als we ze niet meer nodig hebben of niet (meer) mogen bewaren;
  • de verwerking te laten beperken;
  • bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zoals foto’s of verantwoording;
  • je toestemming in te trekken, zoals voor de nieuwsbrief. Dit geldt voor de toekomst;
  • je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen (gegevensoverdraagbaarheid).

Stuur je verzoek naar info@cinenord.nl. We reageren binnen één maand. Als het nodig is, vragen we je om je identiteit aan te tonen, bijvoorbeeld door je te laten reageren vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is. We vragen niet standaard om een kopie van je identiteitsbewijs.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals:

  • beveiligde verbindingen (https);
  • tweestapsverificatie op onze systemen;
  • toegang alleen voor wie de gegevens nodig heeft;
  • geheimhoudingsafspraken met medewerkers, juryleden en freelancers.

Vermoed je misbruik of een datalek, meld het dan direct via info@cinenord.nl.

10. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op cinenord.nl/privacy. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je, als dat mogelijk is.

Privacy Statement of Stichting CineNord

Version 1.0 — effective from 1 October 2026

This is an English translation of the Dutch “Privacyverklaring Stichting CineNord”. In the event of any discrepancy, the Dutch version prevails.

Stichting CineNord develops film talent in the northern Netherlands, through screenings, festivals, trainings, talent programmes, advice and the film venue De Blik. To do this, we process personal data. This statement explains which data we process, why, for how long, and what rights you have. We comply with the General Data Protection Regulation (GDPR).

1. Who is responsible?

Stichting CineNord Blokhuisplein 40, 8911 LJ Leeuwarden, the Netherlands Chamber of Commerce 84257121 Email: info@cinenord.nl · Phone/WhatsApp: +31 6 249 522 60

CineNord is the data controller. We do not have a Data Protection Officer, as this is not mandatory for an organisation like ours. For any privacy questions, please contact info@cinenord.nl.

2. What data we process, why, and on what legal basis

2.1 Visiting our website

  • Data: technical data, such as IP address, browser, device and pages visited, in our hosting provider’s server logs.
  • Purpose: keeping the website secure and working properly.
  • Legal basis: legitimate interest.
  • Retention: no more than 3 months.

We do not use analytics or tracking cookies on cinenord.nl and we do not show advertisements. See also section 7.

2.2 Contact

  • Data: name, email address, phone number and the content of your message, when you email or call us, contact us via WhatsApp or fill in a form.
  • Purpose: answering your question.
  • Legal basis: legitimate interest, or taking steps prior to entering into an agreement.
  • Retention: up to 1 year after your question has been dealt with, unless it leads to an agreement.

2.3 Newsletter

  • Data: name and email address, and whether you open the newsletter and click on links.
  • Purpose: informing you about our programme, open calls and news.
  • Legal basis: consent. You can unsubscribe at any time via the link in every newsletter.
  • Retention: until you unsubscribe.

2.4 Tickets, reservations and events

  • Data: name, email address, possibly phone number, and order and payment details (not your full bank or credit card details; the payment service provider processes those).
  • Purpose: processing your order, giving you access, informing you of changes and, where applicable, issuing refunds.
  • Legal basis: performance of the agreement.
  • Retention: 2 years after the event. Financial data is kept for 7 years (statutory tax retention obligation).

2.5 Trainings, talent programmes and open calls

  • Data: name, contact details, place of residence, year of birth, education and experience, CV, portfolio, showreel, motivation and, if you are selected, data on your participation and progress.
  • Purpose: assessing your application, selecting participants, running the training or programme and supporting you.
  • Legal basis: performance of the (intended) agreement and legitimate interest.
  • Retention: if you are not selected, 6 months after the selection. With your consent, we keep your data longer, so that we can contact you about future opportunities. Participant data is kept for 5 years after the programme ends, so that we can report to our funders and stay in touch with our alumni network. After that, we keep only your name and the programme.

External jury members or advisers may view your application during the selection. They are bound by confidentiality.

2.6 Reporting to funders

A large part of our work is funded by grants from, among others, the Netherlands Film Fund, provinces, municipalities and the SNN. They ask us to report on who we reach.

  • Data: mostly anonymised or aggregated figures (numbers, province of residence, age category). Sometimes a funder asks for the names of participants or makers, for example in a participant list or project report.
  • Legal basis: legitimate interest, or a legal obligation arising from the grant decision.
  • Retention: as long as the funder requires, usually 7 to 10 years.

We share no more than necessary.

2.7 Clients, hirers, partners and suppliers

  • Data: name, position, organisation, contact details, invoicing details and correspondence.
  • Purpose: performing the assignment, hire or collaboration, and invoicing.
  • Legal basis: performance of the agreement and our legal (tax) obligation.
  • Retention: 7 years after the end of the financial year (statutory tax retention obligation).

2.8 Filmmakers and films

  • Data: name, contact details, filmography, and data about your film and the rights to it, when you submit a film for screening, for the Huiskamerfilmfestival or for one of our platforms.
  • Purpose: screening, programming, curation and payment.
  • Legal basis: performance of the agreement.
  • Retention: as long as the film is in our catalogue, plus 7 years for financial data.

We credit you publicly as the maker of your film.

2.9 Photos and videos

During events, trainings and activities at De Blik, we take photos and videos for documentation, reporting and promotion of our activities.

  • Legal basis: legitimate interest. We announce this in advance and on site.
  • Your choice: if you do not want to be recognisable in images, let us know in advance or on site. You can also object afterwards; we will then no longer use recognisable images of you in new publications.
  • Consent: for portraits in which you are the focus, and for images of children under 16, we ask for consent in advance. For children, we ask a parent or guardian.
  • Retention: published images are kept as an archive. Unused images are deleted after 3 years.

2.10 Freelancers and volunteers

  • Data: name, contact details, bank account number, agreement, invoices or allowances, and, where the work requires it, a certificate of conduct (VOG).
  • Legal basis: performance of the agreement and legal obligation.
  • Retention: 7 years for financial data. Other data is kept until 2 years after the collaboration ends.

3. Children

Some of our activities are also for young people. If someone is under 16, we ask a parent or guardian for consent where consent is the legal basis. If you believe we hold data about a child without such consent, please contact us. We will then delete that data.

4. Who we share data with

We never sell your data. We share it only where necessary:

  • Processors working on our behalf, with whom we have a data processing agreement:
    • Odoo, for administration, ticketing, registrations and the newsletter;
    • our website hosting provider;
    • our email provider;
    • our payment service provider;
    • our accountant.
  • Independent parties, such as our bank (bunq), funders (see 2.6), jury members and teachers (see 2.5), and partners in a joint event or programme, where necessary for its delivery.
  • Government authorities, where required by law, for example the Dutch Tax Administration.

If you contact us via WhatsApp, Meta (WhatsApp) also processes data, in accordance with WhatsApp’s own privacy policy. If you prefer not to, please email us.

5. Transfers outside the European Union

We process data within the European Union as much as possible. If a service provider uses servers outside the EU, we ensure appropriate safeguards, such as an adequacy decision or the European Commission’s standard contractual clauses.

6. No automated decision-making

We do not take decisions based solely on automated processing. Selections for programmes and open calls are always made by people.

7. Cookies

On cinenord.nl we use only functional cookies that are necessary for the website to work. We do not use analytics, tracking or advertising cookies. That is why we do not ask for cookie consent. If we start using such cookies, we will update this statement and ask for your consent in advance.

Links on our site may take you to other platforms, such as Instagram, LinkedIn, Flickr or our ticketing page. These have their own privacy and cookie policies.

8. Your rights

You have the right to:

  • access your data;
  • have incorrect data corrected;
  • have your data deleted, if we no longer need it or are no longer allowed to keep it;
  • restrict processing;
  • object to processing based on legitimate interest, such as photos or reporting;
  • withdraw your consent, for example for the newsletter. This applies going forward;
  • receive your data in a common file format (data portability).

Send your request to info@cinenord.nl. We respond within one month. If necessary, we ask you to verify your identity, for example by replying from the email address we have on file. We do not routinely ask for a copy of your ID.

Not happy with how we handle your data? Let us know. You can also file a complaint with the Dutch Data Protection Authority, the Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Security

We take appropriate technical and organisational measures to protect your data, such as:

  • secure connections (https);
  • two-factor authentication on our systems;
  • access only for those who need the data;
  • confidentiality agreements with staff, jury members and freelancers.

If you suspect misuse or a data breach, please report it immediately via info@cinenord.nl.

10. Changes

We may update this privacy statement. The current version is always available at cinenord.nl/privacy. We will inform you of significant changes where possible.